Privacyverklaring

Het Trimbos-instituut verricht wetenschappelijk onderzoek, verstrekt informatie en biedt diverse diensten en producten aan met het oog op het verbeteren van de geestelijke gezondheid.

Het gaat hierbij om de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van het doen van onderzoek; het ontwikkelen en aanbieden van interventies, tests, richtlijnen, preventiemaatregelen en informatie in dat kader; het bieden van informatie en advies aan het publiek via de websites www.alcoholinfo.nl, www.drugsinfo.nl, www.rokeninfo.nl, www.gameninfo.nl en www.ikstopnu.nl (verder aangeduid als de Infolijnen) door middel van telefoon, chat en mail; de webwinkel; trainingen en e-learnings;  congressen; nieuwsbrieven (hierna gezamenlijk aangeduid als Dienstverlening).
Wij verwerken, beheren en beveiligen deze persoonsgegevens met de grootste zorgvuldigheid volgens de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.

Inhoud

1. Contactgegevens van het Trimbos-instituut en de Functionaris Gegevensbescherming
2. Uitgangspunten en Gedragscodes
3. Hoe verzamelt het Trimbos-instituut persoonsgegevens?
4. Welke persoonsgegevens verwerkt het Trimbos-instituut waarvoor en op welke grond?
5. Grondslagen
6. Verzamelt het Trimbos-instituut gegevens over kinderen jonger dan 16?
7. Hoe lang bewaart het Trimbos-instituut uw persoonsgegevens?
8. Met wie deelt het Trimbos-instituut uw persoonsgegevens?
9. Hoe beveiligt het Trimbos-instituut uw persoonsgegevens?
10. Wat zijn uw rechten?
11. Klachten?
12. Wijzigingen
13. Links

Het Trimbos-instituut
Adres: Da Costakade 45, 3521 VS Utrecht
E-mail: info@trimbos.nl
Telefoon: 030-2971100

Functionaris Gegevensbescherming
E-mail: fg@trimbos.nl

Het Trimbos-instituut verzamelt alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze worden verzameld en verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor die doeleinden.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden van de verzameling worden de verkregen gegevens vernietigd of anoniem (verder) verwerkt bijvoorbeeld voor kwaliteits- of onderzoeksdoeleinden. De overgebleven gegevens zijn niet terug te voeren naar een identificeerbare persoon: zij blijven anoniem. In dat geval is niet langer sprake van verwerking van persoonsgegevens.

Wij werken onder andere volgens de volgende gedragscodes:

1. Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit (met uitzondering van hoofdstuk 5 van deze code)
2. Gedragscode Gezondheidsonderzoek
3. Code ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling
4. Research Misconduct Policy (van toepassing op het SPIRIT Project)

Indien nodig worden onderzoeksprotocollen voorgelegd aan een Medisch Ethische Commissie (METC), zodat wij ook voldoen aan de Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen.

Wij verzamelen uw persoonsgegevens op verschillende manieren, bijvoorbeeld:

• wanneer u ons deze gegevens verstrekt in het kader van onze Dienstverlening, bijvoorbeeld via een website, app of vragenlijst van het Trimbos-instituut;
• wanneer u ons belt (of een terugbelverzoek achterlaat), mailt of met ons contact opneemt via deze of een andere website van het Trimbos-instituut;
• als u ons een bezoek brengt;
• via derden met wie wij samenwerken in het kader van onderzoek of onze Dienstverlening.

In het kader van onze Dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

Contactgegevens

Wanneer u meedoet aan een onderzoek, een bestelling plaatst via de webwinkel, een (geaccrediteerde)  training volgt, ons verzoekt om informatie of toezending van een nieuwsbrief of andere Diensten van ons afneemt of diensten aan ons verstrekt, verwerken wij - afhankelijk van wat nodig is voor de Dienstverlening - contactgegevens waaronder: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, leeftijd, functie, naam organisatie en/of (BIG)registratienummer.

Deze Contactgegevens worden gebruikt:

• voor communicatie in het kader van het (vervolg)onderzoek;
• voor communicatie in het kader van de overige Dienstverlening en om de Dienstverlening mogelijk te maken;
• om u te laten weten of de betreffende Dienstverlening geschikt is voor u of niet;
• de afhandeling van uw vragen of klacht;
• voor het verstrekken en uitwisselen van informatie over (de Dienstverlening van) het Trimbos-instituut;
• voor het doen van aanbiedingen aan reeds bestaande klanten voor dezelfde of soortgelijke producten of diensten;
• voor administratieve doeleinden;
• voor communicatie in het kader van overeenkomsten met leveranciers en om de uitvoering van overeenkomsten met hen mogelijk te maken;
• voor communicatie in het kader van sollicitatieprocedures;
• om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en om onze rechten te kunnen uitoefenen of verdedigen;
• voor beveiligingsdoeleinden waaronder toegangscontrole in ons pand alsook het verstrekken van uw inloggegevens voor deelname aan bepaalde dienstverlening of onderzoek;
• om u na afloop van de Dienstverlening via de e-mail/sms uit te nodigen uw mening te geven over de dienstverlening;
• om u na het invullen van vragenlijsten persoonlijk te berichten.

Bijzondere persoonsgegevens

Onder bijzondere persoonsgegevens wordt verstaan  gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond blijken alsook gegevens over gezondheid of psychische gesteldheid van de deelnemers, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid en gegevens van strafrechtelijke aard.

Gelet op de aard van onze Dienstverlening verwerken wij bijzondere persoonsgegevens in het kader van bijvoorbeeld onderzoeken, interventies en de Infolijnen. Het betreft met name gegevens over gezondheid of psychische gesteldheid van de deelnemers. Deze gegevens die u ons in dat kader verstrekt verwerken wij op grond van uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt deze toestemming op ieder moment intrekken. Onder het kopje ‘Wat zijn mijn rechten’ kunt u lezen hoe u dat kunt doen.

Onderzoeksgegevens

Wanneer u meedoet aan een onderzoek verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn voor het beantwoorden van de onderzoeksvraag of -vragen zoals naam, adres, postcode, woonplaats, geslacht, geboortedatum, functie, geboorteland; bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid of psychische gesteldheid van de deelnemers); gebruiksgegevens van websites en apps die in het kader van het onderzoek worden gebruikt.
Welke gegevens in een specifiek onderzoek worden verwerkt is vermeld in een bij dat onderzoek horende informatiebrief, privacyverklaring en/of blijkt uit de informatie op de betreffende website of app.

Deze Onderzoeksgegevens worden gebruikt:

• om in te schatten of u in aanmerking komt voor het onderzoek op grond van uw toestemming;
• voor de onderzoeksdoeleinden die nader zijn omschreven in de informatiebrief of de toepasselijke privacyverklaring op de website of de app die u ontvangt of kunt raadplegen voordat u besluit om deel te nemen aan het onderzoek op grond van uw toestemming.

Betalingsgegevens

Wanneer u een betaalde Dienst van ons afneemt of wanneer u recht heeft op een vergoeding van ons, verwerken wij - afhankelijk van wat nodig is in het betreffende  geval - persoonsgegevens waaronder naam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, bankrekeningnummer of creditcardnummer, BTW-nummer, geboortedatum en BSN (uitsluitend wanneer nodig voor fiscale doeleinden).

Deze Betalingsgegevens worden gebruikt voor:

• het verwerken van uw betaling als u diensten en/of producten van ons afneemt of wij van u;
• het betalen of bezorgen van de eventueel u toekomende vergoeding voor deelname aan een onderzoek;
• het kunnen uitoefenen of verdedigen van onze rechten;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Chatgegevens via de Infolijnen

Wanneer u van de mogelijkheid gebruik maakt om met ons te chatten via één van de Infolijnen, kan het zijn dat wij de volgende persoonsgegevens verwerken: naam, e-mailadres, leeftijd, geslacht, de chatgegevens zelf.  U kunt op anonieme basis gebruik maken van deze functies. U kiest zelf welke informatie wordt gedeeld en dus welke (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt.

Het Trimbos-instituut anonimiseert alle chats tweemaandelijks door alle herleidbare persoonsgegevens te verwijderen.
Deze Chatgegevens worden gebruikt om desgevraagd voorlichting en advies te kunnen geven en om op anonieme basis statistische gegevens te kunnen rapporteren en om de dienstverlening te verbeteren.

Verkeersgegevens

Wanneer u gebruik maakt van een website, een app of een daarop aangeboden dienst, kunnen wij persoonsgegevens verwerken zoals de datum van aanmelding, de tijdsduur die u ingelogd bent, surfgedrag binnen de website of app, IP-adres, andere unieke apparaat identificatoren en/of de in de app of website ingevulde (bijzondere) persoonsgegevens.

Deze Verkeersgegevens van websites en apps worden gebruikt voor:

• beheerstechnische doeleinden, zoals voldoende servercapaciteit voor het aantal bezoekers;
• de levering van de dienstverlening;
• het bepalen van de  effectiviteit van de dienstverlening;
• statistische analyses van bezoek- en klikgedrag en het optimaliseren van de website, app en/of dienst.

Zie ook onze cookieverklaring.

Inlog- en accountgegevens van websites en apps

Wanneer u een account aanmaakt op een website of een app verwerken wij de volgende persoonsgegevens: gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord en geboortedatum.

• Deze Inlog- en accountgegevens worden gebruikt voor leeftijd controle, authenticatie en toegang tot en beheer van uw account en zijn een beveiligingsmaatregel;

Gegevens van sollicitanten, vrijwilligers  en zelfstandig ondernemers

Wanneer u solliciteert bij ons verwerken wij Contactgegevens en overige gegevens die u in het curriculum vitae opneemt alsook andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften.

Deze gegevens worden gebruikt om met u te communiceren over uw sollicitatie, om te beoordelen of een kandidaat geschikt is voor de openstaande vacature alsook de voorbereiding en totstandkoming van een overeenkomst.

Camerabeelden terrein Trimbos-instituut

Er hangen camera’s op ons terrein die beelden opnemen van onze entree en onze parkeerterreinen aan de Da Costakade 45 in Utrecht.

Deze gegevens dienen ter beveiliging en bewaking van zaken die zich in en rond ons gebouw bevinden en ter bescherming van de veiligheid en gezondheid van iedereen die ons gebouw bezoekt alsook het vastleggen van incidenten.

Cookies

Zie hiervoor onze cookieverklaring.

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van een overeenkomst met u, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben of omdat u daartoe (uitdrukkelijke) toestemming hebt verleend.

Als u het Trimbos-instituut toestemming hebt gegeven om voor bepaalde doelen uw (bijzondere) persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Onder het kopje ‘Wat zijn mijn rechten’ kunt u lezen hoe u dat kunt doen.

Wilt u meer weten over de grondslagen? Neem dan contact met ons op via info@trimbos.nl.

In het kader van onze Dienstverlening die is gericht op jongeren is het mogelijk dat wij persoonsgegevens verzamelen van kinderen jonger dan 16 jaar, bijvoorbeeld in het kader van onderzoek onder jongeren. In die gevallen verwerken wij de gegevens niet zonder voorafgaande toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger(s).
Met betrekking tot de Infolijnen geldt dat het verstekken van informatie, hulp en adviezen aan jongeren voorafgaande toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger(s) wettelijk niet is vereist. De gebruiker kiest zelf welke informatie wordt gedeeld en dus welke (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt.

Voor het overige verzamelen wij geen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzoeken u dan ook vriendelijk om ons te informeren wanneer u weet dat iemand jonger dan 16 jaar persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt via één van onze websites of apps zonder voorafgaande toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger(s). In dat geval nemen wij de maatregelen die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om zo spoedig mogelijk alle door degene verstrekte persoonsgegevens te verwijderen.

U kunt contact met ons opnemen via info@trimbos.nl.

Het Trimbos-instituut bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
Het Trimbos-instituut heeft een bewaartermijnenbeleid vastgesteld met termijnen en/of criteria waarmee wordt vastgesteld hoe lang welke gegevens worden bewaard. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.
In het algemeen hanteert het Trimbos-instituut de volgende uitgangspunten.

In geval van niet WMO-plichtig onderzoek worden de Onderzoeksgegevens na afronding van het onderzoek tien jaar bewaard of langer wanneer deze persoonsgegevens wetenschappelijk nog relevant zijn. De contactgegevens en de toestemmingsverklaring worden na afronding van het onderzoek vijf jaar bewaard.

In geval van WMO-plichtig onderzoek worden de onderzoeksgegevens na afronding van het onderzoek vijftien jaar bewaard of langer wanneer deze gegevens wetenschappelijk nog relevant zijn. De contactgegevens en de toestemmingsverklaring worden na afronding van het onderzoek vijftien jaar bewaard.

Gegevens van sollicitanten worden bewaard tot vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure dan wel, met toestemming van de betrokkene, tot een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.

De persoonsgegevens die via de Infolijnen worden verwerkt, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het beantwoorden van de vraag en de chatgegevens worden uiterlijk elke twee maanden geanonimiseerd.

De camerabeelden worden maximaal vier weken bewaard, tenzij er een gegronde reden is om de beelden langer te bewaren voor de afhandeling van geconstateerde incidenten.

Informatie die nodig is om de verplichtingen en financiële positie van Trimbos vast te stellen worden zeven jaar bewaard.

Indien nodig voor de afwikkeling van een wettelijke verplichting of gerechtelijke procedure kunnen de daarvoor benodigde persoonsgegevens langer worden bewaard.

Heeft u hierover concrete vragen? Neemt u dan contact op via info@trimbos.nl

Het Trimbos-instituut deelt in beginsel geen persoonsgegevens met derden, behalve wanneer:

• het derden betreft die in opdracht van ons een taak uitvoeren in het kader van onze Dienstverlening, zoals IT-dienstverleners en partijen die de (financiële en praktische) afwikkeling van aankopen verzorgen en partijen die meewerken en/of samenwerken in het kader van onderzoek;
• wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht zijn om bepaalde gegevens te verstrekken of zulks is toegestaan;
• wij van mening zijn dat de mededeling van persoonsgegevens aan andere instellingen of organisaties noodzakelijk is in het kader van de bescherming van (vitale) belangen van een persoon of wanneer dat ter handhaving van de wet noodzakelijk of wenselijk is in het kader van fraudepreventie of opsporing ervan alsook wanneer dat nodig is om onze rechten te kunnen uitoefenen of verdedigen;
• dat noodzakelijk is voor het verkrijgen van advies of bijstand van onze professionele adviseurs.

Als wij gegevens verstrekken aan een derde maken wij met die partij afspraken waardoor deze derde onder meer (i) de persoonsgegevens niet mag gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor de persoonsgegevens worden verstrekt en (ii) beveiligingsmaatregelen treft die noodzakelijk zijn voor de bescherming van de persoonsgegevens.

Wij verwerken de persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer sprake is van doorgifte naar landen buiten de EER, bijvoorbeeld in het kader van internationale onderzoeken, informeren wij de betrokkenen daarover alsook over het bestaan van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of indien dat niet het geval is, welke de passende of geschikte waarborgen zijn, hoe er een kopie van kan worden verkregen of waar ze kunnen worden geraadpleegd.

Het Trimbos-instituut treft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door onbevoegden.

Wij optimaliseren de beveiliging door bijvoorbeeld:

• gescheiden opslag van en encryptie te gebruiken, waar dat gepast is;
• wachtwoordbescherming te gebruiken;
• toegang tot uw persoonsgegevens te beperken (alleen personen die toegang nodig hebben voor de hierboven beschreven doeleinden krijgen toegang);
• contractuele bepalingen tot vertrouwelijkheid.

Wij nodigen u uit om ons te helpen met de beveiliging van uw gegevens als u een account heeft aangemaakt via een van de websites of apps. U kunt dit doen door bijvoorbeeld gebruik te maken van een up-to-date virusscanner en door uw wachtwoord nooit met anderen te delen.

Het Trimbos-instituut heeft actief beleid op het gebied van het signaleren en opvolgen van eventuele datalekken en beveiligingsincidenten. Als onderdeel van het informatiebeveiligingsbeleid is een protocol ingesteld om tijdig opvolging te kunnen geven aan signalen van mogelijke datalekken en beveiligingsincidenten.

Recht op intrekking toestemming

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om de toestemming in te trekken.

Recht op inzage

U heeft het recht om aan het Trimbos-instituut te vragen welke persoonsgegevens wij precies van u verwerken. U kunt daartoe een verzoek doen om inzage tot deze persoonsgegevens en het Trimbos-instituut vragen om een kopie daarvan.

Correctie

U kunt ons verzoeken om uw gegevens te corrigeren. Wilt u bijvoorbeeld post van het Trimbos-instituut of andere (digitale) correspondentie op een ander adres ontvangen, dan kunt u een verzoek doen ter correctie van deze gegevens. Is uw achternaam gewijzigd? Dan kunt u ook een verzoek doen ter aanpassing van uw gegevens.

Verder kunt u het Trimbos-instituut verzoeken gegevens aan te passen, mochten deze onverhoopt onjuist of onvolledig blijken te zijn.  Het Trimbos-instituut zal uw gegevens direct aanpassen.

Indien u een eigen account heeft (bijvoorbeeld via de webwinkel of via een app), heeft u inzage in een groot deel van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens wijzigen of verwijderen, zoals het doorvoeren van aanpassingen in uw accountgegevens.

Overige rechten

Verder heeft u het recht:

• om bezwaar te maken tegen een verwerking die wij op grond van ons gerechtvaardigd belang  verrichten (hetgeen in geval van direct marketing kosteloos en zonder opgave van motivering kan gebeuren) of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• in bepaalde gevallen: om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’), bijvoorbeeld als u uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens intrekt;
• om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen;
• bezwaar te maken tegen profilering; en
• om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit.

Voor meer informatie: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Hoe?

Indien u meedoet aan een onderzoek, richt u dan uw verzoek tot de in de informatiebrief genoemde contactpersoon.

In overige gevallen kunt u uw verzoek indienen door een e-mail te sturen naar info@trimbos.nl.

Op het moment dat u een verzoek doet aan het Trimbos-instituut, zal het Trimbos-instituut u vragen om:

• een formulier in te vullen en aan het Trimbos-instituut toe te sturen of te mailen;
• gegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn om vast te stellen dat u de persoon bent die in onze bestanden staat.

Na ontvangst daarvan neemt het Trimbos-instituut zo spoedig mogelijk uw verzoek tot inzage in behandeling en zullen wij binnen vier weken na binnenkomst van uw verzoek schriftelijk reageren.

Wij mogen deze termijn verlengen met nog eens twee maanden indien het aantal verzoeken en/of de complexiteit en de omvang daarvan dit vereist.

Als u niet in de bestanden van het Trimbos-instituut staat opgenomen, zal het Trimbos-instituut u dat schriftelijk laten weten en de gegevens die u aan ons heeft verstrekt middels het formulier, direct verwijderen.

Uitzondering wetenschappelijk onderzoek

De uitoefening van uw recht op het recht op inzage, rectificatie, beperking van de gegevensverwerking en het recht op gegevenswissing kan op grond van de wet in bepaalde omstandigheden worden geweigerd indien de persoonsgegevens uitsluitend voor statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt. Het kan zijn, indien die omstandigheden zich voordoen,  dat het Trimbos-instituut van deze mogelijkheid gebruik maakt. In dat geval zal u daarover worden geïnformeerd.

Als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming via fg@trimbos.nl.
De Functionaris voor Gegevensbescherming is onafhankelijk en houdt voor het Trimbos-instituut toezicht op de naleving van de AVG.
Als u niet tevreden bent over hoe het Trimbos-instituut uw klacht afhandelt of als u uw klacht liever niet bij het Trimbos-instituut indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het is mogelijk dat dit Privacy Statement na verloop van tijd wordt gewijzigd. We zullen u op de hoogte stellen van deze wijzigingen door het bijwerken van deze pagina. Wij raden u daarom aan om deze pagina regelmatig te raadplegen om u van eventuele wijzigingen te vergewissen.
Voor wijzigingen aan het Privacy Statement, die wij beschouwen als grootschalig, zullen we gedurende enige tijd een mededeling doen op de website.
Het Privacy Statement werd voor het laatst bijgewerkt op 13 januari 2020.

De websites van het Trimbos-instituut kunnen links bevatten naar websites die niet door of in opdracht van het Trimbos-instituut zijn vervaardigd en vice versa. Het Trimbos-instituut is niet aansprakelijk voor de inhoud van gelinkte sites en hoe die sites uw persoonsgegevens beschermen en behandelen. Wees heel voorzichtig en raadpleeg de privacyverklaring die op de betreffende website van toepassing is.